Job Description

French Version follows

Grants Manager (2 positions: West & North Canada, and Québec & Atlantic Canada)

Established in 2003, CGLCC, Canada’s 2SLGBTQI+ Chamber of Commerce, is a trusted partner linking 2SLGBTQI+ businesses in Canada to the wider business community. It fosters economic growth by supporting and nurturing 2SLGBTQI+ businesses, entrepreneurs, students and allies, and by helping Canada’s corporate world connect with the 2SLGBTQI+ business community. A leader in supplier diversity, it is also the certifying body in Canada for LGBTQ businesses.

Grants Manager

The Grants Manager, reporting to the Director, Grant and Research Programs, is responsible for planning, organizing and monitoring the grants to organizations built to support 2SLGBTQI+ businesses and to champion 2SLGBTQI+ causes, in their assigned area. The role oversees all stages of the granting lifecycle from initial proposal review to confirming milestones to compliance assessments of approved projects of recipients in their assigned area, ensuring compliance to program and fiscal requirements. The role’s purpose is to:

• Administer the grant application process;
• Provide support to the implementation of the grant and evaluation processes in their assigned area, including investigation and research of applicants;
• Monitor grant awardees and projects, ensuring compliance to approved plan and budget; and
• Participate in project audits and review to ensure grants help achieve the intentions and objectives of awardee organizations and projects in their assigned area.

CORE ACCOUNTABILITIES

Grants Coordination and Administration
The Grants Manager oversees the CGLCC’s grant management process, as it is implemented in their assigned area, ensuring the grants significantly drive the achievement of the mission of awardee organizations and the objectives of proposed projects. Specific duties include, but not limited to:

• Administer the grants management process in their assigned area, ensuring every facet is effectively and efficiently executed and compliant to program and fiscal requirements;
• Coordinate the intake and screening of proposals and applications for grants in their area;
• Conduct research and investigation on applicants to provide information and support to facilitate the decision on proposals and applications;
• Monitor the awardees for legal, financial and program compliance, including all grant requirements are documented and maintained in applicable databases;
• Monitor and handle inquiries about all facets of the Awards Program from applicants and awardees in their assigned area;
• Participate in the review and evaluation of grant awardees and projects to ensure return on the grant investment, involving formal audits and organization visits;
• Ensure the proper administration of the grant management’s workflow processes, forms, templates, reports and data to assure full compliance of awardees with internal controls and legal requirements;
• Collect data and information to generate regular reports and data analysis for awardees in their assigned area; and
• Generate reporting required for compliance and financial statement audits.

Managing Relationships
The Grants Manager builds and manages working relationships with CGLCC’s internal and external partners, helping these partners accomplish their program objectives and contribute to CGLCC’s strategic goals.

• Build and maintain effective working relationships with internal partners in the implementation of the grant management process in their assigned area;
• Build and maintain open and effective communication with awardees in their area ensuring accountabilities are clarified and project deliverables are completed as proposed;
• Maintain rapport with internal/external partners and team members to exchange information and to understand Award Program’s objectives and requirements; and
• Engage with the Director, Grant and Research Programs in the proper implementation of the Awards program in their assigned area.

Problem Solving & Ownership
The Grants Manager analyses and solves problems and addresses day-to-day issues to ensure smooth and efficient operations and help establish a supportive and empowering work environment and contribute to the accomplishment of CGLCC program objectives.

• Identify continuous improvement of all aspects of the Grant Management process, to attain high effectiveness and efficiency;
• Update instructions, guidelines and forms for applications, proposals and project delivery;
• Problem-solve grant scenarios, consulting with Director, Grant and Research Programs, if needed;
• Resolve issues following CGLCC’s standards, practices and procedures;
• Identify alternative solutions and select the best solution to day-to-day problems and issues, arising from the administration of the Grants Management Process, in their assigned area, ensuring positive impact on the process and/or relationships with internal and external partners; and
• Provide information and support to improve and maintain the Awards Program database and documentation of all requirements.

CGLCC & Personal Advocacy
The Grants Manager demonstrates personal leadership to fulfill the expectations of the role by taking ownership to personal development and assist in the development of others, guided by a strong commitment to the CGLCC mission and strategic direction.

• Ensure alignment of the administration of the Grants Management Process in their assigned area to the strategic direction of the CGLCC;
• Manifest engagement to CGLCC’s goals, strategies and values in the day-to-day behaviours and administration of Grants Management Process;
• Seek performance input from Director, Grant and Research Programs and other CGLCC team members to identify own performance gaps and inform personal development plan;
• Provide insights and recommendations to Director, Grant and Research Programs in the stellar execution of the Grants Management Process and CGLCC standards, policies and procedures; and
• Offer input on how to best meet the Awards Program objectives and support CGLCC programs and initiatives.

DESIRED COMPETENCIES & EXPERIENCE

Education:

• Bachelor’s degree or a Certificate in Non-Profit Management is preferred.

Experience:

• Strong experience in Project Management including use of project management tools
• Experience in grant management approaches, requirements and processes
• Knowledge of and experience in preparing/reviewing grant applications
• Financial and Business Analysis Skills including retrieving and analyzing data and preparing reports
• A strong understanding of 2SLGBTQI+ issues in Canada and challenges of not-for-profit 2SLGBTQI+ organizations
• Proven experience in developing, revising and working with multi-element administrative processes
• Experience in maintaining and managing databases
• Experience working within a multiple stakeholder environment
• Previous experience working in a not-for-profit environment is an asset
• Previous experience with the 2SLGBTQI+ community is an asset

Competencies:

• SERVICE FOCUS – strong commitment to meet or exceed the expectations and requirements of internal and external stakeholders
• RELATIONSHIP BUILDING & APPROACHABILITY – possesses the ability to connect with others, make people confortable and feel accepted and easily build rapport while maintaining professionalism and celebrating diversity
• ORGANIZATION – excellence in effectively managing time by breaking work into manageable tasks, identifying and focusing on priorities and accessing the necessary resources to get the job done; able to assist multiple team members at one time with various tasks; has the adaptability and flexibility to adjust priorities
• ACTING WITH INTEGRITY – demonstrated ability to execute, deliver and follow through on key activities and commitments while staying honest, open and trusting; strong attention to detail to submit work or send communications without error; able to handle sensitive information
• COMMUNICATING EFFECTIVELY – ability to exchange verbal and written information with varied audiences, ensuring mutual understanding of ideas and issues
• CONTRIBUTING to ORGANIZATIONAL EXCELLENCE – finding new and better ways of working by applying learning, feedback and experience; able to work independently AND with the team.
• FLUENCY in both official languages is required for the Québec and Atlantic Canada position.

Terms

This is a home-based, full-time position, but the candidate must reside in the region of the position. This position reports to the Director, Grant and Research Programs, CGLCC.

The West & North Canada position is responsible for the geographic region of BC, AB, SK, YT, and NT.
The Québec and Atlantic Canada position is responsible for the geographic region of QC, NB, PE, NS, and NL.

Compensation

Salary will be based on skills and experience, within the annual salary range of $60,000 – $70,000.

Group benefit plan coverage and annual vacation round out the compensation package.

Applications

Please submit a cover letter along with a CV to ca*****@cg***.ca.

Applications will be accepted until September 14, 2023, but they will be reviewed on a rolling basis as received with strong candidates being offered interviews. And the successful candidate may be chosen before the deadline.

Version Française

Gestionnaire des subventions (2 positions: Ouest & Nord du Canada, et Québec & Canada atlantique)

Établie en 2003, la Chambre de commerce 2ELGBTQI+ du Canada (CGLCC) joue un rôle de partenaire de confiance en mettant en lien les entreprises 2ELGBTQI+ du Canada auprès de la communauté des affaires élargie. Elle stimule la croissance économique en soutenant et en encourageant les entreprises, les entrepreneur.e.s et les étudiant.e.s 2ELGBTQI+ et leurs allié.e.s, mais aussi en aidant le monde des affaires canadien à établir des liens avec la communauté d’affaires 2ELGBTQI+. Leader en matière de diversité des fournisseurs, la CGLCC est également un organisme de certification pour les entreprises 2ELGBTQI+ au Canada.

Gestionnaire des subventions

La personne retenue, qui relèvera du directeur des programmes de subventions et de recherche, sera responsable de la planification, de l’organisation et du contrôle des subventions accordées pour soutenir les entreprises 2ELGBTQI+ et pour défendre les causes 2ELGBTQI+, dans la région qui lui est attribuée. Elle supervisera toutes les étapes du cycle de vie des subventions, de l’examen initial de la proposition à la confirmation des étapes, en passant par l’évaluation de la conformité des projets approuvés des bénéficiaires dans la région qui lui est attribuée, en veillant au respect des exigences du programme et des exigences fiscales. Elle devra s’acquitter des tâches suivantes :

• Administrer la procédure de demande de subvention;
• Soutenir la mise en oeuvre des processus de subvention et d’évaluation dans la région qui lui est attribuée, y compris l’enquête et la recherche sur les candidat.e.s;
• Contrôler les bénéficiaires de subventions et les projets, en veillant au respect du plan et du budget approuvés;
• Participer aux audits et à l’examen des projets afin de s’assurer que les subventions contribuent à la réalisation des objectifs des organisations bénéficiaires et des projets dans la région qui lui est attribuée.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Coordination et administration des subventions
La personne retenue supervisera le processus de gestion des subventions de la CGLCC lors de sa mise en oeuvre dans la région qui lui est attribuée, en veillant à ce que les subventions contribuent de manière significative à la concrétisation de la mission des organisations bénéficiaires et à la réalisation des objectifs des projets proposés. Voici certaines de ses responsabilités :

• Administrer le processus de gestion des subventions dans la région qui lui est attribuée, en veillant à ce que chaque aspect soit exécuté de manière efficiente et dans le respect des exigences du programme et des exigences fiscales;
• Coordonner la réception et la sélection des propositions et des demandes de subventions dans sa région;
• Mener des recherches et des enquêtes sur les candidat.e.s afin de fournir des renseignements et un soutien pour faciliter la décision sur les propositions et les candidatures;
• Contrôler la conformité juridique, financière et opérationnelle des bénéficiaires, y compris la documentation de toutes les exigences relatives aux subventions et leur mise à jour dans les bases de données appropriées;
• Contrôler et traiter les demandes de renseignements sur toutes les facettes du programme de subventions posées par les candidat.e.s et les bénéficiaires de la région qui lui est attribuée;
• Participer à l’examen et à l’évaluation des bénéficiaires de subventions et des projets afin de garantir le rendement de l’investissement des subventions, en procédant à des audits formels et à des visites auprès des organisations concernées;
• Assurer la bonne administration des processus de travail, des formulaires, des modèles, des rapports et des données de gestion des subventions afin d’assurer la conformité totale des bénéficiaires de subventions aux contrôles internes et aux obligations légales;
• Collecter des données et des renseignements afin de produire des rapports périodiques et des analyses de données pour les bénéficiaires de subventions dans la région qui lui est attribuée;
• Produire les rapports nécessaires aux audits de conformité et aux audits des états financiers.

Gestion des relations
La personne retenue établira et gérera les relations de travail avec les partenaires internes et externes de la CGLCC, en les aidant à atteindre les objectifs de leur programme et à contribuer aux objectifs stratégiques de la CGLCC. En outre, elle devra :

• Établir et maintenir des relations de travail fructueuses avec les partenaires internes dans le cadre de la mise en oeuvre du processus de gestion des subventions dans la région qui lui est attribuée;
• Établir et maintenir une communication ouverte et de qualité avec les bénéficiaires de subventions dans sa région, en veillant à ce que les responsabilités soient claires et que les résultats du projet soient obtenus comme prévu;
• Entretenir des relations avec les partenaires internes et externes et les membres de l’équipe afin d’échanger des renseignements et de comprendre les objectifs ainsi que les exigences du programme de subvention;
• Collaborer avec le directeur des programmes de subventions et de recherche pour assurer la mise en oeuvre adéquate du programme de subventions dans la région qui lui est attribuée.

Résolution de problèmes et responsabilité
La personne retenue analysera et résoudra les problèmes et elle traitera les questions quotidiennes afin d’assurer le bon déroulement et l’efficacité des activités, la mise en place d’un environnement de travail positif et stimulant ainsi que la réalisation des objectifs du programme de la CGLCC. En outre, elle devra :

• Mettre en évidence l’amélioration continue de tous les aspects du processus de gestion des subventions, afin d’atteindre un niveau élevé d’efficacité;
• Mettre à jour les instructions, les lignes directrices et les formulaires relatifs aux candidatures, aux propositions et à l’exécution des projets;
• Régler les problèmes liés aux subventions, en consultant le directeur des programmes de subventions et de recherche, au besoin;
• Régler les problèmes en respectant les normes, les pratiques et les procédures de la CGLCC;
• Proposer des solutions de remplacement et choisir la meilleure solution aux problèmes et questions quotidiens découlant de l’administration du processus de gestion des subventions, dans la région qui lui est attribuée, en influençant positivement le processus ou les relations avec les partenaires internes et externes;
• Fournir des renseignements et un soutien pour améliorer et actualiser la base de données du programme de subventions ainsi que les documents relatifs à toutes les obligations.

Objectifs de la CGLCC et développement personnel
La personne retenue fera preuve de leadership pour répondre aux attentes de son poste en assurant son développement personnel et en contribuant à celui des autres, guidée par un engagement fort envers la mission et l’orientation stratégique de la CGLCC. En outre, elle devra:

• Veiller à l’harmonisation de l’administration du processus de gestion des subventions dans la région qui lui est attribuée avec l’orientation stratégique de la CGLCC;
• Démontrer son engagement envers les objectifs, les stratégies et les valeurs de la CGLCC dans son comportement et son administration du processus de gestion des subventions au quotidien;
• Demander l’avis du directeur des programmes de subventions et de recherche et d’autres membres de l’équipe de la CGLCC sur son rendement afin de déterminer ses propres lacunes et d’élaborer un plan de développement personnel;
• Fournir des conseils et des recommandations à le directeur des programmes de subventions et de recherche pour assurer l’excellence du processus de gestion des subventions et le respect des normes, politiques et procédures de la CGLCC;
• Proposer des suggestions sur la meilleure façon d’atteindre les objectifs du programme de subventions et soutenir les programmes et les initiatives de la CGLCC.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

Éducation :

• Baccalauréat ou certificat en gestion d’organisations à but non lucratif, de préférence

Expérience :

• Solide expérience en gestion de projet, y compris l’utilisation d’outils de gestion de projet
• Connaissance des approches, exigences et processus de gestion de subventions
• Connaissance et expérience de la préparation et de l’examen des demandes de subvention
• Compétences en analyse financière et commerciale, notamment en ce qui concerne l’extraction et l’analyse de données et la préparation de rapports
• Bonne compréhension des questions 2ELGBTQI+ au Canada et des défis des organisations 2ELGBTQI+ à but non lucratif
• Expérience avérée dans l’élaboration, la révision et l’utilisation de processus administratifs comportant de multiples éléments
• Expérience en maintenance et gestion de bases de données
• Expérience de travail dans un environnement composé de multiples parties prenantes
• Expérience de travail antérieure dans un environnement à but non lucratif, un atout
• Expérience de travail antérieure dans une organisation 2ELGBTQI+, un atout

Compétences :

• SOUCI DE LA QUALITÉ DES SERVICES – forte volonté de répondre aux attentes et aux exigences des parties prenantes internes et externes, voire les dépasser
• DÉVELOPPEMENT DES RELATIONS ET SYMPATHIE – capacité à nouer des relations avec les autres, à mettre les gens à l’aise, à les faire se sentir acceptés et à créer facilement des liens tout en restant professionnel.le et en célébrant la diversité
• ORGANISATION – excellente gestion du temps en divisant le travail en tâches gérables, en définissant les priorités, en les respectant et en accédant aux ressources nécessaires pour réaliser les tâches; capacité à aider plusieurs membres de l’équipe en même temps à accomplir diverses tâches; capacité d’adaptation et flexibilité pour ajuster les priorités
• INTÉGRITÉ – capacité avérée à exécuter et à suivre des activités et des engagements clés tout en faisant preuve d’honnêteté, d’ouverture et de confiance; grand souci du détail pour soumettre des travaux ou envoyer des communications sans erreur; capacité à traiter des questions sensibles
• COMMUNICATION EFFICACE – capacité à échanger des renseignements à l’oral et à l’écrit avec des publics variés, en veillant à la compréhension mutuelle des idées et des problèmes
• PARTICIPATION À LA PROSPÉRITÉ DE L’ORGANISATION – capacité à trouver de meilleures et nouvelles méthodes de travail en se servant de ses connaissances, des commentaires et de son expérience; capacité à travailler de façon individuelle ET en équipe
• BILINGUISME – maîtrise des deux langues officielles est requise pour la position Québec & Canada atlantique.

Conditions de travail
La personne retenue travaillera à temps plein et à distance, mais doit habiter dans la region de la position. Elle relève du directeur des programmes de subventions et de recherche de la CGLCC.

La position Ouest & Nord du Canada est responsable de la région géographique de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de la Saskatchewan, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest.

La position Québec & Canada atlantique est responsible de la region géographique du Québec, du Nouveau-Brunswick, de l’Île-du-Prince-Édouard, de la Nouvelle-Écosse et de Terre-Neuve-et-Labrador.

Rémunération

Le salaire dépendra des compétences et de l’expérience de la personne retenue. Il sera de 60 000 à 70 000 $ par an.

Un régime d’avantages sociaux collectif et des congés annuels sont inclus dans la rémunération.

Candidatures

Veuillez envoyer votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement à l’adresse suivante : ca*****@cg***.ca.

Les candidatures seront acceptées jusqu’au 14 septembre 2023, mais seront examinées au fur et à mesure de leur réception, les candidats solides se voyant proposer des entretiens. Et le candidat retenu pourra être choisi avant la date limite.

How to Apply

Job Categories: Equal Opportunities. Job Types: Full-Time. Job Tags: 2SLGBTQI+. Salaries: 60,000 - 80,000.

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